Prečo je dôležité ovládať biznis protokol pri medzinárodnom biznise?

V medzinárodnom biznise môžete mať výborný produkt, kapitál aj perfektnú prezentáciu. Ak však nerozumiete kultúre človeka na druhej strane stola, obchod môžete stratiť ešte skôr, než sa začne skutočné rokovanie.

Globalizácia vytvorila dojem, že svet biznisu hovorí jedným jazykom.

Angličtina sa stala spoločným komunikačným nástrojom. Obchodné modely sa internacionalizovali. Videokonferencie spojili kontinenty a technológie dramaticky zjednodušili komunikáciu.

Napriek tomu zostáva jedna vec veľmi lokálna:

spôsob, akým ľudia vytvárajú dôveru.

A práve preto je znalosť medzinárodného biznis protokolu stále dôležitou kompetenciou profesionála.

Biznis protokol nie je iba etiketa

Pri slove protokol si mnohí predstavia správne podanie ruky, dress code, zasadací poriadok alebo výmenu vizitiek.

To je iba jeho viditeľná časť.

Skutočný biznis protokol zahŕňa oveľa viac.

Ako oslovujeme obchodného partnera?

Kto má vstúpiť do miestnosti ako prvý?

Komu predstavujeme koho?

Kto sedí na ktorom mieste?

Kto má právo rozhodovať?

Ako otvorene môžeme nesúhlasiť?

Kedy je vhodné začať hovoriť o obchode?

Akú úlohu zohráva hierarchia?

Ako sa buduje osobná dôvera?

Je rozhodujúca zmluva – alebo vzťah?

Protokol je v skutočnosti systém signálov, prostredníctvom ktorých komunikujeme rešpekt, postavenie, profesionalitu a dôveryhodnosť.

Rovnaké gesto môže mať v rôznych kultúrach iný význam

Jednou z najväčších chýb medzinárodného biznisu je predpoklad:

„To, čo je profesionálne u nás, bude profesionálne všade.“

Nemusí.

V jednej kultúre môže byť priamy nesúhlas prejavom otvorenosti.

V druhej môže znamenať stratu tváre.

Niekde sa rýchly prechod k veci považuje za efektívnosť.

Inde môže pôsobiť chladne alebo netrpezlivo, pretože obchodnému rokovaniu musí najskôr predchádzať vytvorenie osobného vzťahu.

V niektorých krajinách je hierarchia relatívne neformálna.

V iných je zásadná a ignorovanie seniority môže byť vnímané ako nedostatok rešpektu.

To, čo považujeme za detail, môže mať pre druhú stranu symbolický význam.

Prvých päť minút môže ovplyvniť celé rokovanie

Vysoká úroveň biznisu je často postavená na detailoch.

Ako vstúpite.

Ako sa predstavíte.

Ako oslovíte partnera.

Komu venujete pozornosť ako prvému.

Ako ste oblečení.

Či poznáte mená a funkcie ľudí pri stole.

Či ste pripravení.

Či rešpektujete čas.

Ešte ste možno nepovedali ani jednu vetu o ponuke a druhá strana si už vytvára názor.

Nie nevyhnutne na váš produkt.

Na vás.

A pri veľkých obchodoch sa často nerozhoduje iba o tom, či je dobrý produkt.

Rozhoduje sa aj o tom, či ľudia dôverujú človeku, ktorý ho reprezentuje.

Kultúrna inteligencia je konkurenčná výhoda

V medzinárodnom biznise nestačí vysoké IQ ani perfektná angličtina.

Potrebujeme aj cultural intelligence – kultúrnu inteligenciu.

Schopnosť vstúpiť do iného kultúrneho prostredia bez toho, aby sme automaticky predpokladali, že naše pravidlá sú univerzálne.

To neznamená stratiť vlastnú identitu.

Znamená to vedieť prispôsobiť spôsob komunikácie tak, aby sme rešpektovali prostredie, v ktorom sa nachádzame.

Profesionál sa nemusí stať Japoncom v Tokiu, Arabom v Dubaji alebo Američanom v New Yorku.

Mal by však rozumieť tomu, ako jeho správanie môže človek z inej kultúry interpretovať.

Hierarchia, ktorú nevidíte, môže rozhodovať

V medzinárodnom rokovaní nemusí byť človek, ktorý hovorí najviac, človekom, ktorý rozhoduje.

A človek s najvýraznejším titulom nemusí byť jediným centrom vplyvu.

V niektorých kultúrach je rozhodovanie vysoko hierarchické.

V iných konsenzuálne.

Niekde sa rozhodnutie prijme priamo na rokovaní.

Inde je stretnutie iba jednou časťou procesu a skutočné rozhodovanie prebehne neskôr.

Ak nerozumieme tejto dynamike, môžeme celé rokovanie viesť s nesprávnym človekom.

A potom sa čudovať, prečo obchod nepokračuje.

Poznať organizačnú štruktúru nestačí. Potrebujeme rozumieť aj štruktúre vplyvu.

Dôvera nevzniká všade rovnakým spôsobom

V niektorých biznis kultúrach vzniká dôvera predovšetkým cez kompetenciu.

Máte výsledky?

Referencie?

Dáta?

Silnú firmu?

Dodržujete termíny?

Výborne. Môžeme obchodovať.

V iných prostrediach však môže byť rovnako dôležitá osobná dôvera.

Kto vás predstavil?

Ako dlho vás poznáme?

S kým ste už spolupracovali?

Môžeme vám veriť ako človeku?

Práve preto môže byť chyba snažiť sa urýchliť vzťah v kultúre, kde je vzťah podmienkou obchodu.

Niektoré obchody sa neuzatvárajú pri rokovacom stole. Rokovací stôl je iba miestom, kde sa formalizuje dôvera vytvorená predtým.

Protokol je obzvlášť dôležitý pri investoroch a VIP rokovaniach

Čím vyššia je úroveň rokovania, tým väčšiu váhu môžu mať detaily.

Pri stretnutiach s významnými investormi, majiteľmi spoločností, členmi boardu, diplomatmi, predstaviteľmi štátu alebo veľkými medzinárodnými partnermi už nereprezentujete iba seba.

Reprezentujete svoju spoločnosť.

Projekt.

Značku.

Niekedy dokonca krajinu.

Nesprávne oslovenie, ignorovanie titulu, nevhodné poradie predstavovania alebo neznalosť spoločenského kontextu nemusia automaticky zničiť obchod.

Môžu však vyslať signál:

„Nie sme na túto úroveň pripravení.“

A pri rokovaniach o veľkom kapitále môže byť práve pripravenosť jedným z prvých testov dôveryhodnosti.

Dobré správanie nie je to isté ako dobrý protokol

Človek môže byť mimoriadne slušný a napriek tomu urobiť protokolárnu chybu.

Pretože slušnosť vychádza najmä z úmyslu.

Protokol vyžaduje aj znalosť kontextu.

Nestačí chcieť prejaviť rešpekt.

Musíme vedieť, čo druhá kultúra za prejav rešpektu považuje.

To je zásadný rozdiel.

Vizitka môže byť iba papier – alebo symbol identity

Dobrým príkladom sú vizitky.

V niektorých krajinách je vizitka praktickou informáciou.

Prevezmete ju, pozriete sa na meno a odložíte ju.

V inom kultúrnom prostredí môže byť spôsob odovzdania a prijatia vizitky súčasťou prejavu rešpektu voči osobe a jej profesionálnemu postaveniu.

To isté platí pre dary.

Pracovné večere.

Alkohol.

Dochvíľnosť.

Fyzický kontakt.

Očný kontakt.

Témy small talku.

Používanie krstných mien.

Aj mlčanie.

V medzinárodnej komunikácii má niekedy význam aj to, čo sa nepovie.

Najdrahšia chyba môže byť tá, o ktorej sa nikdy nedozviete

Ak urobíte chybu v cenovej kalkulácii, pravdepodobne ju niekto pomenuje.

Ak je problém v zmluve, právnik ho môže nájsť.

Ak prezentácia obsahuje nesprávne číslo, môžeme ho opraviť.

Pri kultúrnej alebo protokolárnej chybe je situácia iná.

Partner vám nemusí povedať:

„Vaše správanie vo mne znížilo dôveru.“

Jednoducho sa neozve.

Rokovanie sa začne spomaľovať.

Objaví sa neurčitá odpoveď.

Projekt sa odloží.

A vy možno nikdy nezistíte, že problém nebol v ponuke.

Bol v dojme, ktorý zostal po stretnutí.

Medzinárodný profesionál sa pripravuje na človeka, nielen na obchod

Pred významným zahraničným rokovaním nestačí poznať čísla.

Potrebujeme vedieť aj:

Kto bude pri stole?

Aké má postavenie?

Aká je miestna biznis kultúra?

Ako sa ľudia oslovujú?

Aký dress code sa očakáva?

Aký je vzťah ku času a dochvíľnosti?

Ako sa vyjadruje nesúhlas?

Ako prebieha rozhodovanie?

Aký význam má osobný vzťah?

Existujú náboženské alebo kultúrne pravidlá, ktoré treba rešpektovať?

Je vhodný dar?

Ako má prebiehať pracovná večera?

Príprava na medzinárodné rokovanie preto nie je iba prípravou prezentácie. Je prípravou na prostredie, v ktorom sa prezentácia uskutoční.

Protokol nevytvára obchod. Vytvára priestor, v ktorom obchod môže vzniknúť.

Samotná etiketa nikdy nenahradí kvalitný produkt.

Ani dobrú cenu.

Ani silnú stratégiu.

Ani schopnosť vyjednávať.

Biznis protokol však môže odstrániť zbytočné bariéry medzi ľuďmi.

Pomáha vytvárať rešpekt.

Dôveru.

Predvídateľnosť.

Profesionalitu.

A pocit, že druhá strana rozumie úrovni, na ktorej sa rokovanie odohráva.

Preto protokol nie je ozdobou medzinárodného biznisu.

Je súčasťou jeho strategickej komunikácie.

Myšlienka na záver

V medzinárodnom biznise nestačí vedieť, čo chcete povedať. Musíte rozumieť aj tomu, ako to druhá strana bude interpretovať.

Môžete hovoriť rovnakým jazykom a napriek tomu komunikovať podľa úplne odlišných pravidiel.

Práve schopnosť tieto rozdiely rozpoznať odlišuje človeka, ktorý vie obchodovať, od profesionála, ktorý vie obchodovať medzinárodne.

Pretože pri významných rokovaniach nerozhoduje iba to, čo prinesiete na stôl.

Rozhoduje aj to, ako k tomu stolu prídete.